רישום בטיחות מזון: נייר, גיליון או כלי ממוחשב

מערכת תיעוד בטיחות מזון היא מערך הרשומות שמאפשר לעסק להוכיח יישום תקין ושליטה בפועל על בטיחות המזון. המדריך של משרד הבריאות מציין שהיא יכולה להיות פשוטה, בתנאי שהיא ברורה, נגישה ומובנת לצוות, ושאפשר לשלב בה מסמכים קיימים, כמו טפסי ניקיון, רשימות טמפרטורה ומסמכי קבלה, או כלים ממוחשבים, בהתאם לצורך. המדריך הוא המלצה מקצועית ואינו ייעוץ משפטי.

האם המדריך קובע פורמט אחד לתיעוד?

לא. המדריך אינו מפרט פורמט אחד לתיעוד: הוא אומר שאפשר לשלב מסמכים קיימים או כלים ממוחשבים, בהתאם לצורך. נייר, גיליון אלקטרוני וכלי ייעודי הם דוגמאות שלנו ולא רשימה מהמדריך. מה שהמדריך כן מדגיש הוא התוכן והנגישות: הרשומות צריכות להיות מלאות, מדויקות וזמינות, והמערכת צריכה להיות ברורה, נגישה ומובנת לצוות. כלומר השאלה החשובה אינה איפה הרישום נעשה, אלא אם מי שצריך להשתמש בו מבין אותו, מוצא אותו ויכול לסמוך עליו.

מה המדריך אומר על ניהול רשומות?

הוא קובע ש"ניהול רשומות מלא, מדויק וזמין הוא תנאי יסוד במערכת HACCP", ומטרתו לאפשר הוכחת יישום תקין ושליטה בפועל על בטיחות המזון. לפי המדריך יש לתעד לפחות את הרכב צוות ה-HACCP כולל תיעוד ההכשרות, את ניתוח גורמי הסיכון, את קביעת נקודות הבקרה הקריטיות והגבולות הקריטיים ונימוקיהם, את תוצאות אימות אמצעי הבקרה ואת עדכוני התכנית לאורך זמן. הרשומות השוטפות כוללות, בין היתר, דוחות ניטור של נקודות בקרה קריטיות, דוחות טמפרטורה באחסון, חריגות ופעולות מתקנות ודוחות הדרכת עובדים. אילו רשומות המדריך מציע לתעד מפורט באילו רשומות כדאי לנהל במפעל מזון.

מי אחראי על הרישום ומה נרשם בניטור?

בניטור של נקודות בקרה קריטיות המדריך מורה למנות איש מקצוע מוסמך שאוסף את נתוני הניטור, מנתח אותם ומבצע פעולות מתקנות. הוא דורש תיעוד מלא של כל מדידה, חתימה או סימון בראשי תיבות, ודיווח על התוצאות ועל זמן ביצוע הפעילות. גם ציוד המדידה נכלל ברישום: יש לוודא שהוא מתאים ומכויל, ועל היצרן להחזיק תיעוד שמוכיח זאת.

מה הופך רשומה לאמינה, בכל פורמט?

רשומה אמינה מראה מה נמדד ונעשה בפועל, מתי ועל ידי מי. כללי ה-FDA האמריקאי (21 CFR 117.305) אינם דרישה ישראלית, אבל הם מתארים תכונות שאפשר להשתמש בהן כמדד. לפי הכללים האלה הרשומה:

• כוללת את הערכים והתצפיות שהתקבלו בפועל בניטור ו(לפי העניין) באימות.
• מדויקת, בלתי ניתנת למחיקה וקריאה.
• נוצרת בזמן ביצוע הפעולה.
• מפורטת במידה הדרושה כדי להראות את היסטוריית העבודה.
• מזהה את המפעל, נושאת תאריך (ובמקרים המתאימים גם שעה), וחתומה או נושאת ראשי תיבות של מי שביצע את הפעולה.
• במקרים המתאימים מזהה גם את המוצר ואת קוד הייצור.

התקנה מתירה לשמור רשומות כמקור, כעותק נאמן (כמו צילום או סריקה) או כרשומה אלקטרונית. התכונות האלה אינן רשימה מלאה של סעיף 117.305, אבל אפשר להשתמש בהן כנקודת התחלה לבדיקת כל שיטה.

איך בודקים אם שיטת הרישום מתאימה?

בודקים אותה מול אותן תכונות, בלי קשר לפורמט. אלה דוגמאות שלנו להשלכה מעשית של התכונות האלה, ולא דרישה של המדריך או של ה-FDA:

• בטופס נייר כדאי לוודא שהוא מלא בזמן הפעולה ולא בדיעבד.
• בגיליון משותף כדאי לבדוק שאפשר לדעת מי רשם כל ערך ומתי.
• בכלי ייעודי כדאי לבדוק שהוא שומר את הערכים שנמדדו בפועל ושהצוות מבין איך משתמשים בו.

מה לא קובע המאמר?

המאמר לא קובע מה נדרש בעסק שלכם ולא טוען שפורמט מסוים עומד בדרישות הרישוי. את זה כדאי לבדוק מול משרד הבריאות.

המדריך הוא המלצה מקצועית ואינו ייעוץ משפטי, ואין במאמר זה אישור או המלצה של משרד הבריאות או של ה-FDA לכלי כלשהו. QControl היא מערכת לניהול בטיחות מזון דיגיטלי. להדגמה ללא עלות.