פורסם: · עודכן:
רשומות במערכת HACCP הן התיעוד שמאפשר להוכיח יישום תקין ושליטה בפועל על בטיחות המזון. בעקרון השביעי של HACCP, תיעוד ורישום, מתבסס כל השאר: בלי רשומות אי אפשר להראות מה נבדק ומה נעשה בעקבות חריגה. המדריך של שירות המזון במשרד הבריאות קובע ש"ניהול רשומות מלא, מדויק וזמין הוא תנאי יסוד במערכת HACCP".
אילו רשומות שוטפות המדריך מונה?
המדריך מונה עשרה סוגי רשומות שוטפות:
- תעודות משלוח של חומרי גלם ורכיבים, עם פירוט בדיקות לפי דרישה וטמפרטורת האחסון.
- נתונים להערכת חיי מדף בטוחים, כשלזמן חיי המוצר יש השפעה על הבטיחות.
- דוחות ניטור של נקודות בקרה קריטיות.
- מפרטי אריזה.
- דוחות אחסון, כולל דוחות טמפרטורה והוכחה שמוצר לא יוצא לאחר תום חיי המדף.
- חריגות ופעולות מתקנות שבוצעו.
- פעולות אימות וסקירות תקופתיות.
- דוחות הדרכת עובדים.
- ניתוח גורמי הסיכון.
- הגדרת נקודות הבקרה הקריטיות והגבולות.
הרשומות האלה נשענות על עקרונות HACCP, ובעיקר על ניטור ופעולות מתקנות.
מה ההבדל בין רשומות שוטפות לפריטים שיש לתעד לפחות?
המדריך מנהל שתי רשימות: פריטים שיש לתעד לפחות, ורשומות שוטפות. הפריטים שיש לתעד לפחות הם הרכב צוות ה-HACCP כולל תיעוד ההכשרות וחלוקת התפקידים, ניתוח גורמי הסיכון והבסיס המדעי לזיהויים, קביעת נקודות הבקרה הקריטיות, הגבולות הקריטיים והנימוקים לקביעתם, תוצאות אימות אמצעי הבקרה, ועדכוני תכנית ושינויים לאורך זמן. חלק מהפריטים מופיעים בשתי הרשימות, למשל ניתוח גורמי הסיכון והגדרת נקודות הבקרה הקריטיות והגבולות.
מה המדריך דורש לגבי תיעוד ניטור, פעולות מתקנות ובדיקת הרשומות?
לפי המדריך, בניטור של נקודות בקרה קריטיות ממנים איש מקצוע מוסמך שאוסף את נתוני הניטור, מנתח אותם ומבצע פעולות מתקנות. המדריך דורש תיעוד מלא של כל מדידה, חתימה או סימון בראשי תיבות, ודיווח על התוצאות ועל זמן ביצוע הפעילות. גם ציוד המדידה נבדק: על היצרן להחזיק תיעוד שמוכיח שהוא מתאים ומכויל.
כשיש חריגה, המדריך קובע לתעד באופן מלא ברשומות ה-HACCP את הפעולות המתקנות, את הסיבה לחריגה ואת הליכי הטיפול, ולבחון אותן מעת לעת כדי לזהות מגמות ולהבטיח אפקטיביות. גם סקירת הרשומות מוזכרת במדריך: סקירת רשומות נמנית בין דרכי האימות, ובין הדוגמאות לפעולות אימות במדריך בחינת רישומי ניטור לאישור עמידה בגבולות הקריטיים וסקירת תיעוד פעולות מתקנות וניתוח גורמי השורש. על האימות עצמו ראו תיקוף ואימות ב-HACCP.
האם חייבים להתחיל מאפס?
לא. המדריך מציין שאפשר לשלב מסמכים קיימים, כמו טפסי ניקיון, רשימות טמפרטורה ומסמכי קבלה, או כלים ממוחשבים. כלומר מה שכבר מתנהל בעסק יכול להיכנס למערכת הרישום. מערכת רישום יכולה להיות פשוטה, בתנאי שהיא ברורה, נגישה ומובנת לצוות.
מה הופך רשומה לאמינה?
הדרישות הבאות לקוחות מכללי ה-FDA האמריקאי (21 CFR 117.305), ואינן דרישת דין ישראלית. הן שימושיות כמדד לאיכות רישום. לפי הכללים האלה הרשומה:
- נשמרת כמקור, כעותק נאמן או כרשומה אלקטרונית.
- כוללת את הערכים והתצפיות שנמדדו בפועל.
- מדויקת, קריאה ובלתי ניתנת למחיקה.
- נוצרת בזמן הפעולה.
- מפורטת במידה הדרושה כדי להראות את היסטוריית העבודה.
- מזהה את המפעל, נושאת תאריך (ובמקרים המתאימים גם שעה), וכוללת חתימה או ראשי תיבות של מי שביצע את הפעולה.
- במקרים המתאימים, מזהה גם את המוצר ואת מספר האצווה.
האם זו רשימת חובה לעסק שלכם?
לא בהכרח. המדריך מציין שהוא המלצה מקצועית ואינו ייעוץ משפטי. אילו רשומות חובה בעסק שלכם תלוי בסוג העסק ובדרישות הרישוי שחלות עליו, ואת זה כדאי לבדוק מול משרד הבריאות.
QControl היא מערכת לניהול בטיחות מזון דיגיטלי. להדגמה ללא עלות.